اين بخش مسئول تهيه، خريد، سفارش، هديه و مبادله مواد كتابخانه و سفارش مقالات خارجي براي اعضاي هيأت علمي و دانشجويان تحصيلات تكميلي دانشكده است. مهمترين كارهايي كه در اين بخش انجام ميگيرد به شرح زير است:
· كسب اطلاع دربارهي كتابهاي مورد نياز
· سفارش كتابهاي انتخاب شده
· نگهداري سوابق كتابهاي سفارششده و يا دريافتشده
· دريافت و بررسي كتابهاي سفارششده
· كسب مجوز و اقدام براي پرداخت صورتحسابها
· پيگيري سفارشهاي انجام نشده
· لغو برخي از سفارشها در صورت لزوم
· اقدام به تهيهي كتابهايي كه براي دريافت آنها بايد از راههاي ويژهاي استفاده كرد و هماهنگي و ايجاد ارتباط با ساير كتابخانهها و ناشران
· بررسي، تجزيه و تحليل عملكرد واحد تهيه و سفارش مواد كتابخانهاي
· امانت كتاب براي اشخاص ويژه از كتابخانهي بريتانيا (BLDSC) توسط كتابخانهي مركزي
· سفارش، پيگيري و دريافت مقالات خارجي از كتابخانهي بريتانيا براي دانشجويان تحصيلات تكميلي و اعضاء هيأت علمي
به طور كلي در بخش سفارشات دو سري كار انجام ميشود كه يك سري كارها تخصصي بوده و ديگري غيرتخصصي ميباشد.
الف) كارهاي تخصصي: به طور عمده عبارت است از تعيين خط مشيها، برنامهريزي كار سفارش ، تهيهي راهنماها و دستورالعملهاي كار، تنظيم بودجه، انتخاب كارگزار، نظارت بر مصرف متوازن و متعادل بودجه.
ب) كارهاي غيرتخصصي:
· بررسي پروندهي سفارشها، پروندهي كتابهاي رسيده و ديگر پروندههاي لازم براي تعيين اينكه آيا يك كتاب در مجموعهي كتابخانه موجود است يا اينكه سفارش داده شده ولي هنوز به كتابخانه نرسيده است
· جستجوي كتاب شناختي (بررسي منابع كتاب شناختي) به منظور تعيين مشخصات دقيق كتابهايي كه قرار است سفارش داده شوند
· تأمين اعتبار براي هر مورد سفارش
· ارسال سفارش براي ناشر يا كارگزار يا هر تهيهكنندهي ديگر
· بررسي صورتحسابهاي رسيده و اقدام براي پرداخت آنها
· ارسال ياداشت پيگيري در مورد مواردي كه به موقع دريافت نشده است
· بررسي مواد رسيده به منظور حصول اطمينان از صحت دريافت
· بررسي سلامت و معيوب نبودن كتابهاي رسيده
· تنظيم و نگهداري پيشينهي كامل سفارشها براي مراجعان بعدي
انتخاب منابع:
ابتدا نسبت به تهيه كاتالوگهاي مختلف موضوعي از ناشران معتبر ، همچنين تهيهي فهرست ناشران و كتابفروشان، دريافت ليست موجودي اعم از كتب فارسي و لاتين از نماينـدگان و كارگزاران ناشرين بين المللي، تهيهي كتابشناسـيها، تماس با انجمنها و ناشران، از طريق اينترنت و غـيره اقدام نموده و كليهي اطلاعات جمع آوري شده به نمايندگان كميتهي كتاب كتابخانه ارسال ميشود سپس از بين هريك از گروههاي تخصصي دانشكده يك نفر عضو هيأت علمي كه به عنوان سرپرست كتابخانه تعيين شده است و معاون پژوهشي دانشكده انتخاب و خريد كتاب براي آن گروه را به عهده دارد. البته هريك از نمايندگان با جمع آوري ليست سفارشات گروه خود، اقدام به سفارش كتاب مينمايند.
سفارش منابع:
كتابخانه طبق تصويب كميتهي كتاب كتابخانه كل سفارشات خود را به سه طريق انجام مي دهد: 1. از طريق خريداري كتب خارجي و فارسي از نمايشگاههاي بين المللي كتاب تهران، نمايشگاههاي تخصصي وزارت علوم، كتابفروشان و انتشارات داخلي.
2. از طريق كارگزاران و نمايندگان ناشرين معروف كتب خارجي در ايران.
3. از طريق استفاده از سهميهي ارزي وزارت علوم.
پس از رسيدن يك تقاضاي سفارش و انتخاب كتاب، مراحل و روشهاي زير انجام مي شود:
· تعيين و تكميل مشخصات كتاب شناختي (شامل: عنوان، مترجم، ويرايشگر، ناشر، محل نشر، تاريخ نشر، ويرايش، فهرست، تعداد جلد، قيمت) را از كتابشناسيهاي مختلف بدست آورده و روي برگههاي مخصوص انتخاب كتاب وارد ميشود.
· تجسس براي آنكه معلوم شود كتاب در بازار انتشارات موجود است يا خير.
· شـيوهي خريد كه در اين مرحله چگونگي خريد كتاب تعـيين ميشود.
در صورتي كه كتاب از طريق نمايشگاههاي بينالمللي و تخصصي خريداري شود مراحل زير انجام مي پذيرد:
الف) كسب اطلاع از زمان دقيق و نحوهي برگزاري نمايشگاه، پيگيري و دريافت كاتالوگ و ليست كتابهاي عرضه شده از نمايشگاه و آدرس اينترنتي.
ب) تفكيك موضوعي كاتالوگهاي دريافت شده از ناشران و ارسال آنها به سرپرست كتابخانه.
ج) جمع آوري ليست كتب انتخابي گروهها و پيگيري تأمين اعتبار بودجهي خريد كتاب و تعيين سقف خريد هريك از گروهها.
د) اقدام به خريد كتاب، كنترل و تفكيك كتابها بر اساس گروه، محاسبهي مبلغ خريداري شده هر يك از گروهها و در مرحله آخر ارسال كل كتابها به همراه فاكتور آنها به بخش ثبت كتابخانه.
در صورتي كه كتاب از طريق سهميهي ارزي وزارت علوم خريداري شود مراحل زير انجام ميپذيرد:
· تايپ كردن اطلاعات كتاب شناختي بدستآمده و شمارهي تاريخ سفارش، نام كارگزار، نام مؤسسه و يا بخشي كه كتاب را سفارش داده است.
· ارسال به ناشر يا كارگزار و نگهداري سوابق سفارش.
· هرگاه به علتي كتابخانه بخواهد از سفارش جلوگيري كند در اسرع وقت نامهاي به صورت فرم كه آسانتر و سريعتر است تهيه و براي ناشـر با ذكر تاريخ و شـمارهي سفارش ميفرسـتد و تقاضاي باطل كردن سـفارش را مينمايد.
· پست كردن يا فكس سفارش و يا ارسال ليست سفارشات توسط شخصي به طور مستقيم.
· ثبت سفارش بر مبناي سهميهي ارزي براي كتابهاي انتخاب شده از ناشر يا كارگزار، تقاضاي صورت حساب موقت (پيش فاكتور = Proforma Invoice)
سفارش مقالات خارجي:
با توجه به اهميت نقش اطلاعرساني و رفع نيازهاي علمي و تحقيقاتي مراجعين و به منظور تهيهي مقالات خارجي مورد نياز اعضاي هيأت علمي و دانشجويان تحصيلات تكميلي دانشكده اقدام به افتتاح حساب سپرده در كتابخانهي بريتانيا (BLDSC) نمود و سفارش و دريافت مقالات از كتابخانهي بريتانيا يكي از خدماتي است كه كتابخانه تا كنون ارائه نموده است.
مراحل سفارش مقالات خارجي به شرح ذيل انجام مي پذيرد:
1. دريافت فرم مخصوص سفارش و تكميل مشخصات آن شامل (عنوان مقاله، مجله، مجموعهي مقالات كنفرانس، نام نويسنده، منبع بازيابي، سال نشر، جلد، شماره صفحات و …) 2. پس از تكميل مشـخصات كتاب شناختي مقاله و مشخصات شناسائي درخواسـت كننده، فرم سـفارش ميبايست به امضاء استاد راهنماي دانشجو برسد.
3. فرم به آدرس پست الكترونيك كتابخانه ارسال شود (آدرس پست الكترونيك كتابخانه: ghodsi@alborz.kntu.ac.ir).
مقاله در خواست شده پس از طي مراحل به دانشجو تحويل داده مي شود.